Mit einer Registrierungsquote von über 70 % hat das Landratsamt Lörrach sein Gesundheitsmanagement auf ein neues Level gehoben. Durch die Einführung von machtfit wurde nicht nur die Akzeptanz bei einer heterogenen Belegschaft gesteigert, sondern auch der administrative Aufwand um 75 % gesenkt, was neue strategische Freiräume schafft.
Branche
Öffentlicher Dienst
Anzahl Mitarbeitende
1.400
Standorte
35
Registrierte Nutzer:innen
72 %
Zeitaufwand für BGF
3h (-9h)
Kunde seit
2021
Das Landratsamt Lörrach ist eine Kommunalverwaltung mit rund 1.400 Mitarbeitenden in der Dreiländereck-Region an der Grenze zur Schweiz und zu Frankreich. Die Belegschaft ist in ihrer Zusammensetzung außergewöhnlich heterogen: Neben klassischen Verwaltungsangestellten an den Hauptstandorten arbeiten Reinigungskräfte, Schulpersonal, Sozialarbeiter:innen im Außendienst, Familienhelfer:innen, Mitarbeitende des Veterinärwesens sowie Straßenwärter:innen für den gesamten Landkreis.
Viele dieser Beschäftigten haben keinen klassischen Büroarbeitsplatz. Sozialarbeiter:innen sind überwiegend im Homeoffice und Außendienst tätig, Schulpersonal arbeitet an weit verstreuten Standorten im Landkreis, Mitarbeitende der Deponie und der Straßenmeisterei haben ihren Arbeitsort weit abseits des Hauptstandorts. Diese geografische und berufliche Vielfalt prägt die Gesundheitsarbeit fundamental: Bürobeschäftigte haben häufig Bedarf im Bereich mentale Gesundheit, körperlich arbeitende Gruppen brauchen andere Angebote – und vor allem die Flexibilität, sie auch wirklich wahrnehmen zu können. Laura Bastian verantwortet seit Februar 2020 den Bereich betriebliche Gesundheit beim Landratsamt Lörrach und berichtet von der Reise vor machtfit bis zum heutigen Stand.
Das Landratsamt Lörrach organisiert Gesundheitsangebote für seine Mitarbeitenden bereits seit 2016. In den Jahren danach stagnierte die Entwicklung jedoch. Das Angebot bestand vor allem aus klassischen Kursen vor Ort – Yoga, Gymnastik, Rückenfitness, organisiert mit externen Trainer:innen, beworben über Intranet und E-Mail sowie selbst erstellte Formulare, gelegentlich ergänzt durch Massageangebote. Die Anmeldungen, Wartelisten, Platzverwaltung, Trainerkommunikation und die manuelle Dokumentation der steuerfreien Präventionsbudgets liefen vollständig manuell – allein dieser Aufwand belief sich auf rund zwölf Stunden pro Monat.
Das eigentliche Problem war aber die Reichweite: Die Angebote wurden fast ausschließlich von Mitarbeitenden am Hauptstandort mit Büroarbeitsplatz genutzt. Auf der Deponie, in der Straßenmeisterei, bei den Familienhelfer:innen oder dem Schulpersonal hatte sich niemand angemeldet – diese Gruppen tauchten in den Teilnehmerlisten schlicht nicht auf. Und selbst unter den Erreichbaren waren es immer wieder dieselben Personen. Die Wünsche der Belegschaft gingen zusätzlich weit auseinander: Manche wollten Angebote am Morgen, andere in der Mittagspause, wieder andere nach Feierabend, einige hatten Bedarf an Ganztagesformaten. Einen gemeinsamen Nenner zu finden war kaum möglich. Mitarbeitende an weit entfernten Standorten äußerten das Gefühl, beim Gesundheitsangebot benachteiligt zu sein.
Das Thema Gesundheit war zu diesem Zeitpunkt noch kein strategisch verankertes Feld – konzentriert auf einzelne Kursangebote, ohne strategische Grundlage und ohne feste Verankerung in der Arbeitsorganisation. Als Corona die verbliebenen Präsenzangebote wegbrechen ließ und Homeoffice zur Realität wurde, wurde der Handlungsbedarf noch offensichtlicher.
»Wir hatten einfach keine Zeit, das strategisch weiterzuentwickeln – wir waren halt viel mit irgendwelchen Listen beschäftigt und blieben so ein bisschen auf der Strecke stehen.«
Die Überlegungen, das Gesundheitsangebot grundlegend neu aufzustellen, begannen noch vor Lauras Einstieg im Februar 2020. Verschiedene Anbietende wurden bereits vorab geprüft und verglichen. Dabei spielte ein Faktor eine besondere Rolle: Das Landratsamt Lörrach liegt geografisch am Rand des deutschen Versorgungsraums – im Dreiländereck, weit ab von Metropolregionen. Dass machtfit sich aktiv darum bemühte, Partner in der Region zu gewinnen und zu rekrutieren, war für die Entscheidung maßgeblich.
Das Zielbild war klar: Erstens sollte der administrative Aufwand für die Verwaltung interner Kursangebote deutlich sinken – von der Organisation über die Kommunikation bis zur Steuerdokumentation. Zweitens sollte es möglich sein, externe Angebote über die Plattform zu bezuschussen, sodass Mitarbeitende die Anbietenden und Formate nutzen konnten, die zu ihrem Alltag passen – ohne dass das BGM-Team alles selbst organisieren muss. Drittens war ein niederschwelliger Zugang zentral: kostenlose Registrierung zuerst, ohne Verpflichtung zur sofortigen Buchung. Gerade diejenigen sollten erreicht werden, die bisher wenig in ihre Gesundheit investiert hatten. Andere Plattformen wurden ebenfalls geprüft – teils mit ähnlichem Konzept, teils mit verpflichtendem Eigenanteil. Ein entscheidender Vorteil von machtfit war die Möglichkeit, auch interne Angebote vollständig über die Plattform darzustellen und abzuwickeln.
Der Weg zur Genehmigung war beim Landratsamt als öffentliche Institution aufwendig: Das Budget musste durch ein politisches Gremium bewilligt werden. Beim ersten Antrag scheiterte das Vorhaben. Nach einer zweiten Runde mit stärkeren Argumenten – und dem Rückenwind durch die Erfahrungen der Corona-Pandemie – wurde die Einführung genehmigt. Der Vertrag wurde Ende 2020 abgeschlossen, der Go-live folgte im April 2021.
Zum Start wurden auf der Plattform ausschließlich Präventionsangebote bezuschusst. Die ersten Rückmeldungen waren positiv, die Nutzung blieb jedoch zunächst hinter den Erwartungen zurück. Das monatlich eingeplante Budget wurde nicht ausgeschöpft. Bei einem Teil der Belegschaft gab es Skepsis gegenüber der digitalen Registrierung – wozu ein Konto anlegen, wenn man noch nicht sicher ist, ob die Plattform etwas zu bieten hat? Die Strategie, das zu ändern, war pragmatisch: Interne Kurse wurden gezielt über machtfit beworben. Wer sich registrierte, um an einem bekannten Inhouse-Angebot teilzunehmen, entdeckte dabei auch das externe Angebot.
Der eigentliche Wendepunkt kam mit der Erweiterung auf Fitness- und Gesundheitsangebote, die nicht nur präventiv sind: Die Registrierungsquote stieg spürbar an – und das monatliche Budget musste schließlich pro Person gedeckelt werden, weil die Nachfrage die ursprüngliche Planung überstieg.
Für die Kommunikation setzte das BGM-Team auf mehrere Wege: machtfit unterstützte mit Plakaten, Flyern und Intranet-Texten. Was aber am wirksamsten war: der direkte Kontakt. Bei Gesundheitstagen an schwer erreichbaren Standorten half das BGM-Team den Mitarbeitenden direkt dabei, die App auf dem Handy zu installieren.
Bis sich eine echte Mehrwertwahrnehmung einstellte, vergingen etwa ein bis eineinhalb Jahre. Der Moment, der es deutlich machte: Plötzlich war ein unerwarteter Großbetrag an Buchungen eingegangen. Dieser Trend bestätigte sich Monat für Monat – und schließlich wurde das Jahresbudget vor Ende des Jahres eingefroren, weil die geplanten Mittel ausgeschöpft waren.
Die Zusammenarbeit mit machtfit war von Beginn an eng. Feedback zu Plattformfunktionen – etwa zu steuerlichen Aspekten im Fitness- und Gesundheitsbereich – wurde aufgenommen. Regionale Anbietende, die aus der Mitarbeiterschaft empfohlen wurden, gab das BGM-Team an machtfit weiter; viele davon wurden tatsächlich als Plattformpartner gewonnen.
Im laufenden Betrieb findet monatlich ein 1:1-Austausch statt, in dem der aktuelle Stand besprochen, gegenseitige Anregungen geteilt und neue Anbietende oder bevorstehende Aktionen vorgestellt werden – insbesondere wenn neue Partner in der Region dazugekommen sind. Einmal jährlich gibt es ein Planungsgespräch für das Folgejahr. Ergänzend nimmt das BGM-Team an Webinaren teil, die machtfit für Gesundheitsverantwortliche zu konkreten Themen anbietet.
Zur Aktivierung werden regelmäßig Challenges genutzt. Die Zuckerfrei-Challenge ist die beliebteste – sie spornt die Belegschaft gegenseitig an und war mehrfach auch im BGM-Team selbst ein Thema. Daneben wurden eine Schritte-Challenge sowie saisonale Aktionen wie eine Nikolaus-Aktion umgesetzt. Digitale Angebote wie die Digital Deals werden ebenfalls beworben. Monatlich erscheinen im Intranet unter dem Titel „Favoriten des Monats“ drei ausgewählte Angebote – thematisch auf die Jahreszeit abgestimmt, aus eigener Erfahrung empfohlen.
Heute ist machtfit das zentrale Instrument des Gesundheitsangebots beim Landratsamt Lörrach. Externe Angebote in der Region werden darüber bezuschusst; Inhouse-Seminare – etwa zu Stressbewältigung und Schlaf – werden über die Plattform organisiert und administriert. Auch arbeitsmedizinische Leistungen wie Grippeschutzimpfungen und Erste-Hilfe-Kurse laufen über machtfit. Ergänzend gibt es eine Entspannungslounge und ein mobiles Massageangebot, bei dem Physiotherapeuten zu den Mitarbeitenden kommen und 20- bis 30-minütige Termine direkt buchbar sind.
Das Gesundheitsangebot hat sich seit der Einführung deutlich weiterentwickelt. Es konzentriert sich nicht mehr allein auf klassische Kursformate, sondern umfasst heute auch ein Führungskräfteprogramm. Das Landratsamt wurde offiziell für sein betriebliches Gesundheitsmanagement zertifiziert – etwas, das nach eigener Einschätzung ohne machtfit nicht möglich gewesen wäre, weil erst die Plattform es realistisch macht, ein so breites Angebot aufrechtzuerhalten, ohne dafür deutlich mehr Personal einzusetzen.
Im Rahmen dieses Prozesses wurden Mitarbeitende und Führungskräfte aus unterschiedlichen Bereichen dazu befragt, wie sie das Gesundheitsangebot wahrnehmen und nutzen. Das Ergebnis: Viele Mitarbeitende – von jung bis alt, vom Verwaltungsbereich bis hin zu Unterrichtsassistentinnen und -assistenten – zeigten sich begeistert und nutzen das Angebot dabei ganz unterschiedlich. Für Laura ist das eine der zentralen Veränderungen: Durch machtfit ist deutlich mehr Individualität möglich als je zuvor.
»Gesundheit wird nicht als Nebenthema gesehen, sondern wird immer mitgedacht.«
Laura Bastian, BGM Managerin
Vor der Einführung von machtfit war das Thema Gesundheit beim Landratsamt Lörrach noch kein strategisch verankertes Feld – konzentriert auf einzelne Angebote, ohne strategische Grundlage und ohne Verankerung in der Arbeitsorganisation. Das hat sich verändert. Die Gesundheitsstrategie wird heute mindestens einmal jährlich vor der obersten Verwaltungsleitung besprochen – inklusive Planung für das Folgejahr. Das Gesundheitsteam ist regelmäßig in verschiedenen Führungsrunden präsent und nimmt am Führungskräftenachwuchsprogramm teil, um Führungskräfte als Multiplikatoren für Gesundheitsthemen zu gewinnen. Das Thema Gesundheit ist heute in vielen Bereichen des Hauses bekannt und wird gut gelebt – nicht als Randthema, sondern als integraler Bestandteil der Unternehmenskultur.
Die Registrierungsquote liegt heute bei 72 %. Laura bewertet das ausdrücklich als starkes Ergebnis – gerade mit Blick auf die heterogene Belegschaft: Es gebe immer Mitarbeitende, die man nicht erreichen werde. Dass das Angebot trotzdem so breit ankomme, sei aus wissenschaftlicher Sicht bemerkenswert. Das Budget wird vollständig genutzt, so vollständig, dass es vor Jahresende eingefroren werden musste. Auch Gruppen, die vorher nie an Gesundheitsangeboten teilgenommen hatten, sind heute auf der Plattform aktiv: Rund ein Drittel der besonders schwer erreichbaren Berufsgruppe aus der Mülldeponie nutzt das Angebot – eine Zahl, die intern als gutes Ergebnis gewertet wird, weil diese Gruppen für klassische Formate strukturell kaum erreichbar waren.
Als Erfolgsindikatoren wertet das Gesundheitsteam neben der Registrierungsquote auch die Ergebnisse aus der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen, die Reichweite der Angebote, die daraus resultierende Zufriedenheit sowie Krankenstand und Frühfluktuation – wobei ein direkter kausaler Zusammenhang zum Gesundheitsangebot dabei bewusst nicht unterstellt wird. Was dabei auffällt: Orthopädische Beschwerden sind beim Landratsamt Lörrach im Vergleich extrem niedrig – ein Signal, das intern als positiv gewertet wird.
Vor machtfit floss ein erheblicher Teil der Arbeitszeit in manuelle Aufgaben: Anmeldeformulare und -listen, Trainerkoordination, E-Mail-Kommunikation bei Platzanfragen und die manuelle Dokumentation der steuerfreien Präventionsbudgets. Heute laufen diese Prozesse über die Plattform: Mitarbeitende erhalten automatisch eine Benachrichtigung, sobald sie für ein Angebot angemeldet sind. Statt selbst Listen zu führen, welche Mitarbeitenden bereits welchen Zuschuss erhalten haben, funktioniert die Budgetverfolgung automatisch über das Guthaben – steuerlich sicher, ohne zusätzliche Anmeldetools, alles über einen Anbieter und eine Plattform abgewickelt.
Über das Dashboard von machtfit lassen sich heute verschiedene Kennzahlen einsehen – Registrierungsquote, Buchungsquote, Budgetnutzung, beliebteste Angebote, Entwicklung nach Bereichen – und in aufbereiteter Form vor der Verwaltungsleitung präsentieren. Die dadurch gewonnene Zeit fließt in die strategische Weiterentwicklung: in das Führungskräfteprogramm und in neue Seminarformate.. Das Angebot ist breiter geworden, ohne dass dafür mehr personeller Aufwand entstanden ist.
Das vielleicht deutlichste Zeichen, dass machtfit auch die Schwer-Erreichbaren erreicht, erlebte Laura beim Reinigungsteam des Hauses: Die Gruppe – körperlich anspruchsvolle Arbeit, kein fester Büroarbeitsplatz, bisher kaum über Gesundheitsangebote erreichbar – hatte irgendwie vom Massageangebot erfahren und war sofort begeistert. Eine halbe Stunde Massage zwischendurch buchen, ohne zum Hauptstandort fahren zu müssen – für diese Gruppe ein echter Mehrwert. Laura half, die App direkt auf den Handys zu installieren.
Inzwischen ist machtfit für viele Mitarbeitende zur Selbstverständlichkeit geworden. Neue Mitarbeitende kennen das Landratsamt nicht ohne machtfit. Im Alltag fragen Kolleg:innen beiläufig nach konkreten Angeboten – nach einer App fürs Wandern, nach ergonomischem Schreibtischzubehör. Dass diese Fragen überhaupt gestellt werden, zeigt, wie sehr das Angebot im Alltag angekommen ist.
Aus der machtfit-Nutzerbefragung: 58 % der Befragten geben an, durch das Angebot mehr Wohlbefinden zu erleben, 39 % sagen, sie sind dadurch zufriedener, und 31 % würden den Arbeitgeber aufgrund des Gesundheitsangebots weiterempfehlen. Das deckt sich mit dem, was Laura im Alltag wahrnimmt und was auch die Mitarbeitendenbefragung widerspiegelt.
»Es ist sehr niederschwellig und wir erreichen auch Mitarbeitende, die vielleicht vorher mit dem Thema Gesundheit nicht so viel am Hut hatten.«
Erreichen Sie alle Mitarbeitenden mit Ihren Gesundheitsbenefits
In der unverbindlichen Beratung erfahren Sie, welche Angebote zu Ihren Unternehmen passen und wie Sie Ihr BGM mit einem monatlich wachsenden Gesundheitsangebot aufs nächste Level heben können.
Weitere Referenzen
HybridMental Health
OnlineMental Health
OnlineMental Health
OnlineMental Health
OnlineMental Health
Vor OrtMental Health
