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Verarbeitung personenbezogener Daten von Partnern

Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist:

machtfit GmbH
Monbijouplatz 5
10178 Berlin
Tel.: 030/34655060
E-Mail: datenschutz@machtfit.de

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Diesen erreichen Sie unter nachgenannten Kontaktdaten:

Robin Data GmbH
Fritz-Haber-Str. 9
06217 Merseburg
E-Mail: datenschutz@machtfit.de

Im Rahmen der Anbahnung, Durchführung, Verwaltung und Abwicklung von Partner- bzw. Lieferantenbeziehung verarbeiten wir personenbezogene Daten von Partnern sowie von Ansprechpartnern, Beschäftigten oder sonstigen Vertretern unserer Partner.

Hierbei verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

  • Vor- und Nachname,

  • geschäftliche Kontaktdaten, insbesondere E-Mail-Adresse und Telefonnummer,

  • Unternehmen bzw. Organisation,

  • Position oder Funktion im Unternehmen,

  • Inhalte der geschäftlichen Kommunikation, soweit diese personenbezogene Daten enthalten,

  • Leistungsbeschreibungen, Angebotsinformationen und sonstige Inhalte, die Partner im Zusammenhang mit den über die machtfit-Plattform angebotenen Leistungen bereitstellen.

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • Anbahnung, Durchführung und Verwaltung der Partner- bzw. Lieferantenbeziehung,

  • Kommunikation mit Partnern und deren Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern,

  • organisatorische und operative Abwicklung der über die machtfit-Plattform angebotenen Leistungen,

  • Pflege von Partner-, Leistungs- und Kontaktdaten,

  • Bearbeitung von Anfragen, Abstimmungen, Support- und Abrechnungsvorgängen,

  • Verbesserung der Auffindbarkeit von Leistungen auf der machtfit-Plattform, insbesondere durch die Generierung und Zuordnung von Schlagworten, Kategorien oder Tags für eine individualisierte Suche durch Nutzerinnen und Nutzer,

  • Erfüllung gesetzlicher Dokumentations-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten.

Zur Verbesserung der Suche und Auffindbarkeit von Leistungen auf der machtfit-Plattform können wir Leistungsbeschreibungen automatisiert mithilfe eines KI-Modells analysieren lassen, um daraus passende Schlagworte, Kategorien oder Tags abzuleiten. Hierfür nutzen wir ein bei Amazon Bedrock gehostetes KI-Modell. Die Verarbeitung dient ausschließlich der inhaltlichen Erschließung der jeweiligen Leistung und der Verbesserung der Such- und Filterfunktionen innerhalb der machtfit-Plattform. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung gegenüber Partnern oder deren Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern findet hierbei nicht statt.

Leistungsbeschreibungen können im Einzelfall auch personenbezogene Daten enthalten, insbesondere geschäftliche Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern des jeweiligen Partners. Soweit solche Daten in einer Leistungsbeschreibung enthalten sind, können sie bei der KI-gestützten Analyse technisch mitverarbeitet werden. Die Verarbeitung dieser Kontaktdaten ist dabei nicht eigentlicher Zweck des KI-Einsatzes; sie erfolgt lediglich, soweit die betreffenden Daten Bestandteil der vom Partner bereitgestellten Leistungsbeschreibung sind und eine vorherige manuelle Entfernung im Einzelfall mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden wäre. Wir beschränken die Verarbeitung auf das für die Generierung der Tags erforderliche Maß und verwenden die Daten nicht dazu, personenbezogene Profile über Ansprechpartnerinnen oder Ansprechpartner zu erstellen.

Soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist, erfolgt die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir Daten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, Beschäftigten oder sonstigen Vertreterinnen und Vertretern eines Partners verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen in der ordnungsgemäßen Anbahnung, Durchführung, Verwaltung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung mit dem jeweiligen Partner, in der effizienten Kommunikation mit den zuständigen Kontaktpersonen sowie in der nutzerfreundlichen, relevanten und individualisierten Auffindbarkeit der über die machtfit-Plattform angebotenen Leistungen.

Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur, soweit dies für die vorgenannten Zwecke erforderlich ist, insbesondere an zuständige interne Stellen, eingesetzte IT- und Kommunikationsdienstleister, Anbieter der von uns genutzten technischen Infrastruktur, sonstige Dienstleister, die uns im Rahmen der Geschäftsbeziehung oder beim Betrieb der Plattform unterstützen, sowie an öffentliche Stellen, sofern hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die vorgenannten Zwecke erforderlich ist. Die im Rahmen der KI-gestützten Analyse erzeugten Tags, Kategorien oder Schlagworte können gespeichert werden, solange die jeweilige Leistung auf der machtfit-Plattform angeboten oder verwaltet wird. Eingabe- und Ausgabedaten der KI-gestützten Analyse werden nicht länger gespeichert, als dies für die Durchführung, Kontrolle und technische Absicherung der Verarbeitung erforderlich ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, speichern wir die hierfür erforderlichen Daten für die Dauer der jeweiligen gesetzlichen Fristen. Im Übrigen löschen wir die Daten, sobald sie für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung entgegenstehen.

Sie haben das Recht, Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie deren Berichtigung (Art. 16 DSGVO), deren Löschung (Art. 17 DSGVO) oder eine Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) zu verlangen. Weiterhin habe Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) sowie ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).