Die Malteser Aachen zeigen, wie ein Gesundheitsangebot auch in einer dezentralen Organisation mit vielen operativen Mitarbeitenden wirksam funktionieren kann. Mit machtfit wurden Angebote gebündelt, der Verwaltungsaufwand reduziert und die Nutzung deutlich gesteigert.
Branche
Sozial- & Gesundheitswesen
Anzahl Mitarbeitende
700
Empfundene Wertschätzung der Mitarbeitenden
80 %
Registrierte Nutzer:innen
65 %
Kunde seit
2023
Gemeinsam mit seinem Leitungsteam verantwortet Sven Körver die Dienstangebote der Malteser Hilfsdienst e.V. Bezirk und Diözese Aachen, im Folgenden Malteser Aachen. Die Organisation beschäftigt rund 700 Mitarbeitende in unterschiedlichen Bereichen, darunter Hausnotruf, Menüservice und weitere operative Dienste. Hinzu kommen ein eigenes Malteser-Bildungszentrum sowie viele ehrenamtlich Engagierte. Ein großer Teil der Belegschaft ist in operativen Diensten tätig. Die Arbeitsrealität ist stark dezentral geprägt. Die Malteser Aachen sind an vielen kleineren Standorten vertreten und decken von Norden bis Süden ein Gebiet von rund 200 Kilometern ab. Es gibt keinen zentralen Standort, an dem sich alle Mitarbeitenden einfach erreichen lassen. Entsprechend arbeiten bei den Maltesern sowohl Menschen am Schreibtisch als auch viele Kolleg:innen, die in den Diensten unterwegs sind.
Vor der Einführung von machtfit, unterstützten die Malteser Aachen die Fitnessstudio-Abos ihrer Mitarbeitenden. Dafür mussten Verträge eingereicht, die Aktivität regelmäßig nachgewiesen und die Bezuschussung anschließend über das Gehalt abgewickelt werden. Später kamen Obstkörbe in Büros und auf Rettungswachen hinzu. Das Modell lief über mehrere Jahre, wurde dann aber eingestellt, weil Aufwand, Reporting und Durchführung auf Dauer zu hoch waren. Gleichzeitig empfanden viele Mitarbeitende den wiederkehrenden Nachweis ihrer Nutzung als lästig.
Auch inhaltlich passte die damalige Lösung nicht mehr zur Realität der Organisation. Die Belegschaft ist so unterschiedlich wie die Dienste, in denen sie arbeitet. Für manche war ein Fitnessstudio passend, für andere nicht – sei es aus persönlichen Gründen, wegen ihres Alltags oder weil sie Gesundheit anders leben, etwa zu Hause, beim Spazierengehen oder gemeinsam mit der Familie. Das Fitnessstudio als Einzelmaßnahme war deshalb zu eng.
Hinzu kam die geringe Reichweite. Trotz einer damals größeren Belegschaft erreichten die Malteser Aachen mit dem früheren Modell nach eigener Schätzung nur etwa 50 bis 60 Mitarbeitende. Viele scheiterten an der administrativen Hürde, alle sechs Monate erneut ihre Aktivität nachzuweisen. Parallel hatten die Malteser Aachen ihr internes Gesundheitsangebot zwar bereits um weitere Maßnahmen erweitert, insbesondere im psychosozialen Bereich, waren dafür aber auf verschiedene Plattformen verteilt. Das wurde zunehmend als zusätzliche Komplexität wahrgenommen – nicht als Lösung.
»Uns war bewusst, dass Einzelmaßnahmen die Mitarbeitenden nur schwer erreichen. Wir hatten zuvor etwa 10 % Teilnahmequote und wollten das verbessern. Gleichzeitig wollten wir den Verwaltungsaufwand möglichst gering halten.«
Sven Körver, Diözesan- und Bezirksgeschäftsführer Malteser Aachen
Im Entscheidungsprozess wurde die Mitarbeitendenvertretung früh mit ins Boot geholt, um Rückmeldungen aus der Belegschaft einzubeziehen. Danach prüften sie gemeinsam, wie eine neue Lösung aussehen müsste und welche Leistungen künftig abgebildet werden sollten. Der Entscheidungsprozess selbst verlief vergleichsweise zügig, auch weil Sven Körver machtfit bereits aus einer früheren Tätigkeit bei den Maltesern in Köln aus Mitarbeitendenperspektive kannte und mit positiven Erfahrungen in den Prozess ging.
Inhaltlich war das Ziel klar: Die damalige Teilnahmequote von rund 10 % sollte deutlich verbessert und zugleich der Verwaltungsaufwand reduziert werden. Darüber hinaus wollten die Malteser Aachen eine hohe Durchdringung und Akzeptanz des Angebots erreichen. Eine hohe Registrierungsquote war von Anfang an ein zentrales Ziel. Gleichzeitig sollte das neue Angebot die Mitarbeitenden stärker für ihre eigene Gesundheitsfürsorge sensibilisieren. Genau deshalb spielte neben den buchbaren Leistungen auch das Gesundheitsmagazin von machtfit in der Bewertung eine Rolle.
Aus Unternehmenssicht sollte machtfit mehr sein als nur ein weiteres Tool. Die Malteser Aachen wollten ein Angebot schaffen, das als wertvoll wahrgenommen, intern positiv erwähnt und idealerweise weiterempfohlen wird. Dahinter standen zwei Stoßrichtungen: einerseits die Bindung bestehender Mitarbeitender, andererseits die Aktivierung zur eigenen gesundheitlichen Fürsorge. Zusätzlich sollte das Angebot auch dazu beitragen, neue Kolleg:innen anzusprechen.
Dass sich machtfit gegen andere betrachtete Lösungen durchsetzte, lag vor allem am ganzheitlichen Ansatz. Ausschlaggebend war, dass sowohl externe als auch eigene interne Gesundheitsangebote auf einer zentralen Plattform gebündelt werden können. Genau diese Kombination aus Breite, Zentralität und Flexibilität gab am Ende den Ausschlag für die Entscheidung.
Zum Start von machtfit stellten die Malteser Aachen ihre bisherige individuelle Unterstützung für Fitnessstudio-Abos ein. Das stieß zunächst nicht überall auf Zustimmung. Vor allem Mitarbeitende, die dieses Angebot aktiv genutzt hatten, reagierten anfangs skeptisch – insbesondere dann, wenn ihr konkretes Studio auf der neuen Plattform zunächst nicht verfügbar war. Diese Skepsis wich aber schnell, als deutlich wurde, dass das neue Gesundheitsbudget deutlich mehr Möglichkeiten eröffnet als die frühere Einzelmaßnahme. Statt sich auf ein Fitnessstudio zu beschränken, konnten Mitarbeitende das Budget viel individueller einsetzen – etwa für Produkte, Präventionsangebote, Coaching oder Online-Formate. Aus Sicht der Malteser Aachen wurde dadurch früh sichtbar, dass Gesundheit für unterschiedliche Menschen Unterschiedliches bedeutet und sich mit einem breiteren Angebot besser abbilden lässt.
Beim Launch wurden die Malteser Aachen nach eigener Aussage eng unterstützt. machtfit stellte personalisierte Materialien bereit, die gemeinsam abgestimmt wurden. Poster und weitere Kommunikationsmittel konnten auf den Wachen und an den Standorten ausgehängt werden. Dadurch setzte direkt zum Start ein sehr dynamischer Anstieg der Registrierungen ein. Die Malteser Aachen sprechen selbst von einem rasanten Aufbau der Registrierungsquote und davon, im Vergleich zu anderen Unternehmen früh besonders gut abgeschnitten zu haben. Wichtig war in der Einführungsphase außerdem die inhaltliche Nachschärfung. Zwar gab es zu Beginn Hinweise aus der Belegschaft, dass einzelne Angebote noch fehlten, doch diese Punkte konnten gemeinsam mit machtfit schnell aufgegriffen werden. Neue Partner wurden auf Wunsch ergänzt, sodass die anfänglichen Vorbehalte in kurzer Zeit abnahmen.
»Von unserer Seite war der Austausch immer offen, lösungsorientiert und sehr konstruktiv. Man merkt, dass unsere Anregungen und die Meinung der Partner wirklich Gewicht haben. machtfit ist keine starre Plattform – sondern reagiert aktiv auf Rückmeldungen und setzt Vorschläge um.«
Sven Körver beschreibt die Zusammenarbeit mit machtfit als partnerschaftlich und auf Augenhöhe. Es gibt regelmäßige Austauschformate, die sich an den jeweiligen Bedürfnissen orientieren – sowohl in der Beratung als auch in der operativen Unterstützung. Der Austausch wird als offen, lösungsorientiert und konstruktiv wahrgenommen.
Über den reinen Plattformbetrieb hinaus wurden gemeinsam mit machtfit mehrere Gesundheitsmaßnahmen diözesenweit umgesetzt. Dazu gehörte zuletzt eine Darmkrebsvorsorge-Aktion, bei der Mitarbeitende kostenfrei Testkits nach Hause bestellen konnten. Hinzu kommen verschiedene Challenges sowie unternehmensweite Gesundheitstage und Aktionswochen, die gemeinsam geplant und erweitert wurden.
Die Abstimmung orientiert sich dabei nicht nur an eigenen Themen der Malteser Aachen, sondern auch an Impulsen aus dem machtfit-Magazin oder Newsletter. Diese werden mit eigenen Maßnahmen kombiniert. Diese enge Abstimmung hilft dabei, die Plattform immer wieder neu in Erinnerung zu bringen und Mitarbeitende für Gesundheit und Gesundheitsfürsorge zu aktivieren.
Zur Zusammenarbeit gehört auch, dass Rückmeldungen aufgenommen und in Weiterentwicklungen übersetzt werden. Das betrifft etwa Nutzungsmöglichkeiten, Bedienung oder die App. Als Beispiel nennt Sven Körver außerdem, dass künftig eigene Erste-Hilfe-Kurse auf der Plattform eingebunden werden sollen – ebenfalls als Ergebnis des offenen Austauschs.
Heute stellen die Malteser Aachen ihren Mitarbeitenden ein Budget von 150 Euro pro Jahr zur Verfügung. Dieses Budget kann sowohl für Präventionsangebote als auch für allgemeine Fitness- und Gesundheitsangebote genutzt werden. Dabei wird bewusst in der Förderlogik unterschieden: Präventionsangebote werden zu 100 % bezuschusst, allgemeine Fitness- und Gesundheitsangebote zu rund 80 %. Auf diese Weise werden gezielt Anreize in den Bereichen gesetzt, die für das Unternehmen besonders wichtig sind.
Ergänzend haben die Malteser Aachen den Bereich der Erstattungsanträge geöffnet, etwa für Firmenläufe oder andere Sportveranstaltungen. Mitarbeitende können sich also auch außerhalb klassischer Plattformbuchungen individuell sportlich betätigen und Teilnahmegebühren über das Budget erstatten lassen. Gleichzeitig werden in diesem Bereich bewusst bestimmte Maßnahmen ausgeschlossen, die nicht gefördert werden sollen. Gerade diese Flexibilität war ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl der Plattform.
Die eigene Firmenseite wird intensiv genutzt und dient als zentraler Ort, an dem alle relevanten Gesundheitsangebote zusammenlaufen. Hinzu kommt, dass inzwischen auch Wellhub angebunden wurde. Dieses Angebot betrachten die Malteser Aachen derzeit besonders aufmerksam, um es künftig noch stärker in ihr Gesundheitsprogramm einzubinden.
Für die Malteser Aachen war machtfit von Beginn an nicht nur als operative Lösung gedacht, sondern als wertvolles Angebot, das in der Organisation sichtbar und positiv wahrgenommen werden soll. Genau das sehen sie heute bestätigt. In der gemeinsamen Mitarbeiterbefragung mit machtfit gaben über 80 % an, sich durch das Angebot wertgeschätzt zu fühlen, und 86 % bewerten machtfit als attraktives Angebot. Aus Sicht von Sven Körver haben diese Werte die eigenen Erwartungen übertroffen. Die Ergebnisse wurden anschließend gemeinsam ausgewertet und auch im Vergleich zu ähnlichen Unternehmen, Branchen und Budgets eingeordnet. Für die Malteser Aachen war das deshalb relevant, weil sie damit nicht nur ihre eigenen Zahlen sehen, sondern die Wirkung im Benchmark besser einordnen konnten. Die Befragung bestätigt für sie, dass das Angebot in der Organisation als Anerkennung wahrgenommen wird – gerade in einer Arbeitswelt, in der viele Mitarbeitende operativ stark gefordert sind und große Verantwortung tragen. Aus strategischer Sicht zahlt machtfit damit auf genau die Themen ein, die den Maltesern Aachen zu Beginn wichtig waren: ein Angebot mit echter Relevanz, stärkere Sensibilisierung für Gesundheit und ein Angebot, das auch für die Wahrnehmung als Arbeitgebender eine Rolle spielt.
Die Malteser Aachen verzeichnen heute rund 65 % registrierte Mitarbeitende. Zusätzlich tätigen nach eigener Aussage über zwei Drittel der Mitarbeitenden Buchungen – sowohl kostenfreie als auch kostenpflichtige. Damit liegt die Nutzung deutlich über dem früheren Stand, als mit der alten Fitnessstudio-Lösung nur ein kleiner Teil der Belegschaft erreicht wurde. Auch die Budgetnutzung wird als stark eingeschätzt. Von den 150 Euro pro Mitarbeitendem werden im Durchschnitt rund 80 bis 85 Euro genutzt. Es gibt Mitarbeitende, die das Budget vollständig ausschöpfen, andere bewegen sich eher im Magazinbereich oder bei kostenfreien Angeboten. Besonders gut funktionieren Aktionen, bei denen der Eigenanteil zusätzlich rabattiert wird; solche Zeiträume sind nach Aussage von Sven Körver deutlich spürbar. Gerade zum Jahresende steigt zudem häufig die Motivation, verbleibendes Budget sinnvoll einzusetzen. Wichtig ist den Maltesern Aachen dabei nicht nur die Buchung, sondern die tatsächliche Nutzung. Eine anfängliche Sorge, Mitarbeitende könnten das Budget lediglich „verbrauchen“, ohne die Angebote wirklich einzusetzen, hat sich aus ihrer Sicht nicht bestätigt. Im Gegenteil: Die Rückmeldungen zeigen ihnen, dass die 150 Euro bewusst und sinnvoll für die eigene Gesundheitsfürsorge eingesetzt werden.
Operativ hat sich für die Verantwortlichen vor allem der Verwaltungsaufwand verändert. Das frühere Modell mit eingereichten Fitnessstudioverträgen, regelmäßigen Aktivitätsnachweisen und Abwicklung über das Gehalt war aufwendig und schwer skalierbar. Mit machtfit ist daraus ein deutlich zentralerer Ansatz geworden, der wesentlich besser zur Größe und Struktur der Organisation passt.
Hinzu kommt die Bündelung. Für Sven Körver war es wichtig, nicht fünf, sechs oder sieben unterschiedliche Tools nebeneinander betreiben zu müssen, sondern mit einem Partner zusammenzuarbeiten und möglichst viele Angebote an einem Ort zusammenzuführen. Genau das ist gelungen. Sogar weitere Themen wie das Angebot rund um Bildschirmarbeitsplatzbrillen konnten online integriert werden. machtfit ist damit für die Malteser Aachen zum zentralen Ort für betriebliche Gesundheit geworden.
Eine besonders wichtige weiche Kennzahl ist für die Malteser Aachen, dass über machtfit im Alltag gesprochen wird. Schon das allein gilt intern als starkes Signal. Sven Körver beschreibt, dass Mitarbeitende ihn aktiv nach den nächsten 20-%-Aktionen fragen. Daran zeigt sich für ihn, dass das Angebot präsent ist und in der Organisation einen festen Platz bekommen hat. Hinzu kommen viele kleine Alltagsszenen, die diese Relevanz greifbar machen. Auf einzelnen Rettungswachen oder Dienststellen werden bestimmte Produkte zeitweise besonders beliebt; sie tauchen dann sichtbar im Arbeitsumfeld auf, werden mit in den Dienst genommen oder liegen in den Schlafräumen. Für Sven Körver ist das ein sehr konkreter Hinweis darauf, dass die Angebote nicht nur gebucht, sondern tatsächlich angenommen und genutzt werden. Auch die emotionale Resonanz ist deutlich. Sven Körver beschreibt die Mitarbeitenden als dankbar für das Angebot. Gleichzeitig würde ein Wegfall von machtfit heute sicher Irritationen oder Rückfragen auslösen. Genau daran zeigt sich für ihn, wie relevant das Angebot mittlerweile im Alltag der Belegschaft geworden ist.
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