Hybride Arbeit – eine Challenge für die Zusammenarbeit?
💡 Das Wichtigste in Kürze:
- Hybrides Arbeiten beschreibt eine orts- und zeitunabhängige Arbeitsform.
- Obwohl diese Arbeitsform viele Vorteile mit sich bringt, stellt sie auch Herausforderungen an die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.
- Für eine erfolgreiche hybride Zusammenarbeit im Team sind die Anpassung der Kommunikationswege, die Gestaltung der Meetings und die Möglichkeiten für den sozialen Austausch, besonders wichtig.
Was versteht man unter hybrider Arbeit?
Während der akuten Corona-Zeit wurden so viele Bürotätigkeiten wie möglich ins Homeoffice verlegt. Inzwischen sind die meisten Beschäftigten wieder in ihre Büros zurückgekehrt – aber viele nicht so ganz. In vielen Unternehmen ist es weiterhin möglich, neben der Präsenzzeit nach wie vor einen Teil der Arbeitszeit im Homeoffice zu verbringen.
Hierfür gibt es verschiedene hybride Arbeitsmodelle, die sich in den beiden Dimensionen Arbeitsort und Arbeitszeit unterscheiden: So gibt es Modelle, bei denen die Beschäftigten beispielsweise im Rahmen eines Gleitzeitmodells räumlich vollflexibel arbeiten oder zu einer teilflexiblen Zeit in erster Linie aus dem Homeoffice arbeiten, in Ausnahmefällen aber (z.B. zu wichtigen Terminen) im Büro erscheinen müssen.
Unabhängig davon, welches hybride Arbeitsmodell realisiert wird, hybrides Arbeiten wird Auswirkungen auf die Teamarbeit haben. Zukünftig wird es immer häufiger die Situation geben, dass ein Teil der Beschäftigten im Büro und ein anderer gleichzeitig im Homeoffice arbeitet. Die hybride Zusammenarbeit bringt einige Vorteile, aber auch Herausforderungen mit sich, die es für eine erfolgreiche Teamarbeit zu bewältigen gilt.
Was sind Chancen und Herausforderungen des hybriden Arbeitsmodells?
Das hybride Arbeiten bringt einige Vorteile mit sich, wie zum Beispiel der geringere Platzbedarf an Bürofläche vor Ort. Viele Mitarbeitende empfinden im Homeoffice eine gesteigerte Kreativität und sind produktiver. Auch schätzen viele Beschäftigte die bessere Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf dank größerer Flexibilität.
Doch für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im hybriden Team ist häufig noch mehr gefordert als bei der Arbeit im Büro. Es müssen extra Angebote geschaffen werden da die Zusammenarbeit vor einigen Challenges steht.
Herausforderungen sind zum Beispiel:
1. Die richtige Technik finden
Neben den technischen Voraussetzungen und der Hardware, die für hybrides Arbeiten benötigt werden, braucht es zusätzliche Tools, mit denen die hybride Zusammenarbeit technisch möglich, erleichtert und optimiert wird. Ziel ist es, allen Mitarbeitenden die gleichen technischen Ressourcen zur Verfügung zu stellen und das nötige Wissen zur Nutzung zu vermitteln – ganz egal, von wo aus sie gerade ihre Arbeit erledigen.
2. Direkte Kommunikation nimmt ab
Erfolgreiche Teamarbeit erfordert einen guten und schnellen Informationsfluss in alle Richtungen. Bei der Arbeit in Präsenz erfolgt ein Großteil der Kommunikation in der direkten Ansprache – im Nachbarbüro, auf dem Weg zur Teeküche oder (im einfachsten Fall) einfach über den Schreibtisch hinweg zum Kollegen gegenüber. Dies ist bei der Zusammenarbeit im hybriden Arbeiten nicht so einfach möglich. Die Barriere Kolleg:innen direkt zu kontaktieren steigt mitunter, wodurch Rückfragen und wertvolle Diskussionen ausbleiben.
3. Das gesamte Team einbinden
Statt persönlicher Meetings werden Videokonferenzen anberaumt – das klappt in der Regel gut. Doch bei hybriden Teams sollten alle Teilnehmenden gleichermaßen eingebunden werden, ganz egal, von wo aus sie an dem Meeting teilnehmen. Dies kann schnell zur Herausforderung werden, wenn ein Teil des Teams gemeinsam im Konferenzraum sitzt und der andere Teil vor dem Bildschirm.
4. Wir-Gefühl fehlt
Was viele Beschäftigte im Homeoffice vermissen, ist das direkte soziale Miteinander, den persönlichen Austausch und das Wir-Gefühl im Team. Bei hybridem Arbeiten ist das nicht bei allen in gewohnter Form möglich.
Diese Herausforderungen lassen sich durch entsprechende Maßnahmen überwinden, damit die Arbeit im hybriden Team erfolgreich ist. Die folgenden Tipps liefern wichtige Ansätze und Handlungsempfehlungen für die Praxis.
6 Tipps für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im hybriden Team
1. Die richtigen Tools nutzen
Zu der für hybrides Arbeiten notwendigen Technik müssen noch einige Tools hinzukommen, die speziell auf die Bedürfnisse des ganzen Teams ausgerichtet sind. Dazu gehören nicht nur Videokonferenz-Tools für virtuelle Gruppentreffen und Projektmanagement-Tools zur Zuweisung einzelner Aufgaben oder Abgabefristen. Mindestens ebenso wichtig sind Cloud-Lösungen und Messenger- und Chatprogramme, die von überall genutzt werden können.
2. Kommunikation im Team erleichtern
Damit alle Beschäftigten am Informationsfluss beteiligt sind, bieten sich Chat- oder Messenger Programme an, über die sich die Beschäftigten schnell kurze Nachrichten schicken und Informationen austauschen können – so wie bei einem kurzen Gang ins Nachbarbüro. Auch bei flexiblen Arbeitszeiten in hybriden Teams haben sich konkrete Erreichbarkeitsregeln etabliert, welche die Kommunikation zwischen den Beschäftigten erleichtern. Um keine wichtigen Deadlines oder Status-Updates zu verpassen, sind tägliche Kurzmeetings (max. 15 Minuten) zu empfehlen, die im Idealfall protokolliert und deren Protokolle für die hinterlegt werden, die nicht am Meeting teilnehmen konnten. Diese Meetings stärken außer dem Teamgefühl und können für einen kurzen Smalltalk und persönlichen Austausch genutzt werden.
3. Den einzelnen Mitarbeitenden nicht vergessen
Der persönliche Austausch zwischen den einzelnen Mitarbeitenden und der Führungskraft im 1 to 1 ist extrem wichtig und darf auch auf die Distanz nicht vergessen werden. Es empfiehlt sich ein regelmäßiges Meeting in dem sowohl berufliche wie auch private Themen Platz finden können. Wichtig für die Führungskraft ist es außerdem die Teamdynamik zu beobachten und darauf Acht zugeben, das niemand untergeht und sich abkapselt oder zurückzieht.
4. Meetingkultur pflegen
Um zu verhindern, dass sich Personen, die vom Homeoffice aus an virtuellen Meetings teilnehmen, weniger stark eingebunden fühlen oder einbringen, sollte die Webcam immer aktiviert sein. Außerdem empfiehlt sich eine klare Strukturierung („roter Faden“), an dem alle Teilnehmenden beteiligt sind, und ein vorab festgelegter Zeitrahmen, der nicht überschritten werden sollte. Insbesondere bei Meetings oder Workshops über mehrere Stunden sind Pausen und Auflockerungen, z.B. durch Icebreaker-Fragen, sehr hilfreich. Es empfiehlt sich generell, die Meetings möglichst kurz zu halten und zwischen zwei Meetings Pufferzeiten einzuplanen, die im Büro zum Beispiel automatisch durch einen Raumwechsel entstehen.
5. Teambuilding-Maßnahmen durchführen
Neben den fachlich orientierten Meetings darf auch der soziale Austausch nicht zu kurz kommen. Der kurze und informelle Austausch unter Kolleg:innen muss allen möglich sein, egal ob sie im Büro oder von zu Hause aus arbeiten. Hier sind die Führungskräfte gefragt, innovative Lösungen für ihre Teams zu entwickeln bzw. anzubieten. Beliebte Beispiele für den sozialen Austausch beim hybriden Arbeiten sind virtuelle Breakfast- oder Afterwork-Meetings, in denen nicht die Arbeit, sondern das gesellige Beisammensein im Vordergrund steht.
Ein hybrides Gesundheitsmanagement kann dazu beitragen, dass auch über die Distanz hinweg sowohl die Gesundheit als auch das Teamgefühl gestärkt werden kann. machtfit bietet neben einer großen Angebotspalette verschiedene Teamchallenges denen sich die Mitarbeitende gemeinsam stellen können.
6. Regelmäßiges Feedback einholen
Die regelmäßige Evaluation ist besonders wichtig, um zu schauen, ob das gewählte Modell für das Team noch das richtige ist. Gibt es genug Austausch oder benötigt es zusätzliche Formate? Ist mehr Präsenzzeit im Office gewünscht? Werden die richtigen Tools genutzt oder fehlt noch etwas? Dies sind Fragen, die beim gemeinsamen Austausch im Team geklärt werden müssen.
Fazit
Hybrides Arbeiten wird in vielen Unternehmen zur Norm, denn es bietet genau die Schnittstelle zwischen Remote- und Büroarbeit und vereint das Beste aus beidem. Trotzdem bringt das hybride Arbeiten gerade für die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitenden neue Herausforderungen mit sich. Diese lassen sich mit der richtigen Technik, gesunder Führung und Teambuilding-Maßnahmen lösen. Von Führungskräften wird gerade jetzt erwartet, dass sie sich aktiv um die Zusammenarbeit im hybriden Arbeiten kümmern. Ein ganzheitliches BGM kann dabei helfen, das gesamte Team zu erreichen und den Zusammenhalt wie auch die Mitarbeitergesundheit zu stärken.
Quellen
- https://www.manager-magazin.de/harvard/fuehrung/hybride-zusammenarbeit-die-fuenf-herausforderungen-und-wie-man-sie-meistert-a-5494dcef-e212-46da-9a24-85ba1981eb4e
- 2. https://www.teamelephant.de/2021/08/22/hybride-zusammenarbeit-5-schluessel-fuer-produktive-und-zufriedene-teams/
- https://www.manager-magazin.de/harvard/fuehrung/hybrides-arbeiten-wie-sie-die-beziehungen-zwischen-teams-erneuern-a-68a2c9c0-c62c-4c3f-a1a4-5fde7de6ae2
- https://www.steelcase.com/eu-de/leitfaden-hybride-zusammenarbeit/
- https://www.kursfinder.de/ratgeber/4-tipps-fuer-hybride-teams-19223
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