Onlinezugangsgesetz: Tipps für die Umsetzung vom Fraunhofer Institut

Die Digitalisierung schreitet in der öffentlichen Verwaltung voran: Im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) müssen die Verwaltungen von Bund, Ländern und Kommunen ihre Leistungen bis 2022 auch online anbieten. Fast 6.000 Leistungen müssen digitalisiert werden.

Die Zeit drängt also: Derzeit sind laut kommunal.de ca. 9,5 % der Leistungen digitalisiert. Experten vom Fraunhofer Institut haben daher für Kommunen einen übersichtlichen Leitfaden erstellt, um bei der Digitalisierung strukturiert vorzugehen.¹

Übersicht der Tipps für die Umsetzung vom Onlinezugangsgesetz

1. Tipp Onlinezugangsgesetz:

Suchen Sie den Austausch mit anderen öffentlichen Einrichtungen

Dieser einfache Tipp kann im Alltag leicht in Vergessenheit geraten. Das Fraunhofer Institut empfiehlt, sich untereinander auszutauschen: Welche Kommune hat eine bestimmte Leistung bereits digitalisiert? Was können Sie daraus lernen?

2. Tipp Onlinezugangsgesetz:

Binden Sie Studenten ein

Viele Studenten beschäftigen sich mit der öffentlichen Verwaltung. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, Praxiserfahrungen zu sammeln. Das Fraunhofer Institut rät dazu, Kontakt zu einer Hochschule aufzunehmen, die sich mit der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung beschäftigt. Weiterhin raten die Experten zu einem Austausch mit IT-Dienstleistern oder Rechenzentren in der Umgebung, da sie mit ihrem Fachwissen bei der Transformation unterstützen können.

3. Tipp Onlinezugangsgesetz:

Binden Sie die Bürger ein

Die Bürger werden die Nutzer der digitalen Verwaltungsleistungen sein. Nur wenn die Leistungen bürgerfreundlich sind, werden sie angenommen und erfolgreich sein. Suchen Sie das Gespräch zu den Einwohnern oder organisieren Sie einen Workshop, in dem gemeinsam die Prozesse der Leistungen durchdacht und daraufhin entwickelt werden.

4. Tipp Onlinezugangsgesetz:

Betrachten Sie Leistungen neu

Auch im vierten Tipp steht die Sinnhaftigkeit der elektronischen Leistungen im Vordergrund: Welche Leistungen sollen ins digitale Zeitalter mitgenommen werden? Das Fraunhofer-Institut rät zu einer nutzerfokussierten Betrachtung der Prozesse, um wichtige Schnittstellen zu identifizieren und den Prozess eventuell neu zu strukturieren.

Erfolgsfaktor Mensch: Beziehen Sie Mitarbeiter in die digitale Transformation ein

Viele Menschen fühlen sich durch die Digitalisierung in der Arbeitswelt gestresst.²Die Unternehmensberatung Gallup hat zudem festgestellt, dass viele Mitarbeiter – unabhängig vom Alter – mehr Unterstützung von ihrem Arbeitgeber im Umgang mit digitalen Technologien benötigen.³

Auch eine Umfrage der Managementberatung BearingPoint ergab, dass es bei Verwaltungsmitarbeitern von Kommunen große Verunsicherung bei der Umsetzung des OZG gibt: 75 % der Beschäftigten gaben an, dass das Personal bei der Umsetzung bislang nur eine untergeordnete Rolle spielt.⁴ Auf unserem Blog finden Sie wertvolle Tipps, um Ihre Mitarbeiter in die Digitalisierung einzubeziehen.

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Das Jobcenter Berlin Mitte setzt machtfit beispielsweise auch ein, um die Mitarbeiter in die digitale Transformation einzubeziehen: »Beim Thema Digitalisierung gab es auch immer mal Berührungsängste in der Belegschaft. Diese Ängste zu reduzieren, war auch ein Anlass machtfit einzuführen. Mit machtfit steht unser BGM ab jetzt nicht mehr nur auf dem Papier, sondern ist nun auch digital verfügbar.« (Lutz Mania, Geschäftsführer Jobcenter Berlin Mitte)

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Quellen

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