Fehlzeitenmanagement: So reduzieren Sie die Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen

Zusätzlich leidet häufig das Betriebsklima unter einer hohen Fehlzeitenquote. Durch die Mehrarbeit und des erhöhten Leistungsdrucks aller anwesenden Mitarbeiter, steigt die allgemeine Unzufriedenheit, was sich wiederum in Unproduktivität und weiteren Kosten ausdrückt.

Definition Fehlzeitenmanagement

Das Fehlzeitenmanagement ist ein Teilbereich vom Personalmanagement. Mit gezielten Maßnahmen sollen Fehlzeiten reduziert bzw. die Anwesenheit im Unternehmen gesteigert werden. Denn nicht selten haben krankheitsbedingte Fehlzeiten arbeitsbedingte Ursachen, wie z.B. fehlende Motivation oder erhöhte psychische Belastung am Arbeitsplatz.

Im Wesentlichen unterscheidet man drei verschiedene Arten von Fehlzeiten:

Somit ist das Ziel des betrieblichen Fehlzeitenmanagements, Arbeitsbedingungen zu prüfen, Ursachen für einen erhöhten Krankenstand zu identifizieren und präventive Maßnahmen umzusetzen. Zudem ist eine gelungene Wiedereingliederung inkl. Fehlzeitengesprächen sowie Rückkehrgesprächen Teil des Fehlzeitenmanagements.

Wichtigste Kennzahlen im Fehlzeitenmanagement

Kennzahlen werden i.d.R. für das gesamte Unternehmen, die einzelnen Außenstellen und Abteilungen sowie die Teams erhoben. Vor allem in größeren Firmen dient dies der besseren Vergleichbarkeit und Analyse. Zudem werden die Daten in regelmäßigen Abständen erhoben, sodass auch der zeitliche Vergleich gezogen, bzw. Trends und Entwicklungen beobachtet werden können.

Durch die Krankenkassen werden jedes Jahr auch branchenübliche Krankenstandszahlen veröffentlicht. Diese stehen Unternehmen für den außerbetrieblichen Vergleich zur Verfügung.

Nachfolgend stellen wir Ihnen die wichtigsten Kennzahlen vor, die dem Personalmanagement dazu dienen, den Krankenstand strukturiert zu erfassen und sinnvolle Fehlzeitenmanagement Maßnahmen daraus abzuleiten.

So werden Fehlzeiten berechnet:

Die Fehlzeitenquote gibt an, welcher Anteil der Sollarbeitszeit durch Fehlzeiten verloren geht. Sie wird wie folgt berechnet:

Die Berechnung auf Stunden-Basis ist aufwändig, liefert jedoch sehr genaue Ergebnisse für das betriebliche Fehlzeitenmanagement.

Vorsicht ist bei dem Vergleich von Kennzahlen der Krankenkasse mit den eigenen geboten: Während Unternehmen Fehlzeiten bereits ab dem ersten Tag des Fehlens dokumentieren, rechnen Krankenkassen i.d.R. erst ab dem Datum des ausgestellten ärztlichen Attests. Hier kann es somit zu Abweichungen kommen.

Hinweis: Haben Sie mehr als 20 Mitarbeiter bei einer bestimmten Krankenkasse versichert, steht Ihnen eine Auswertung der Fehlzeiten nach ICD-10-Diagnosen zu.

Wodurch entstehen häufige Fehlzeiten?

Ausgangspunkt für die Implementierung von geeigneten Maßnahmen im Fehlzeitenmanagement, ist zunächst die Analyse der Ursachen für häufige Fehlzeiten. Diese lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen:

1. Persönliche Gründe für Fehlzeiten

Persönliche Faktoren, wie die berufliche Qualifikation, das Alter eines Beschäftigten sowie die Position innerhalb des Betriebes können einen erheblichen Einfluss auf die Gesundheitsquote Ihres Unternehmens haben.

Insbesondere altersbedingte Krankschreibungen scheinen sich in den letzten Jahren aufgrund des demografischen Wandels zu häufen. Gemäß den Daten des Informationsdienstes des Instituts der deutschen Wirtschaft (iwd) fielen 2018 ganze 23,8 % der Krankheitstage auf Muskel- und Skeletterkrankungen zurück. Gleich dahinter lagen die Krankheiten des Atmungssystems mit 16,4 %. Beide Krankheitsbilder sind typischerweise einer älteren Arbeitnehmergruppe zuzuschreiben.

2. Umweltfaktoren

Gemeint sind hiermit externe Faktoren, wie bspw. die Jahreszeit (z. B. Grippe-Saison).

Beispielhaft kann hier die Corona-Pandemie genannt werden. Auch diese macht sich in Form eines erhöhten Krankenstands vieler deutscher Unternehmen bemerkbar. Laut einer Pressemitteilungen der KKH Kaufmännischen Krankenkasse sind der häufigste Grund für Krankschreibungen seit Ausbruch Pandemie Erkältungssymptome wie Husten, Schnupfen etc. Interessanterweise konnte jedoch zugleich ein Anstieg der psychischen Erkrankungen um ca. 80 % gegenüber dem Vorjahr festgestellt werden. Es wird vermutet, dass viele Beschäftigte zunehmend unter Existenzängsten leiden (z.B. durch Jobverlust oder Kurzarbeit).

3. Betriebliche Gründe für Fehlzeiten

Vor allem betriebsinterne Faktoren, wie bspw. die Gestaltung des Arbeitsplatzes, das Betriebsklima, die Stimmung innerhalb des Teams, zugeteilte Aufgaben sowie das Gehalt sind häufig ursächlich für hohe Fehlzeiten. Betriebsinterne Faktoren stellen zudem die größte Stellschraube für das betriebliche Fehlzeitenmanagement dar.

Die Ergebnisse des diesjährigen AOK-Fehlzeiten-Reports machen deutlich, welch großen Einfluss eine erlebte Ungerechtigkeit und Unzufriedenheit am Arbeitsplatz hat. Tatsächlich wiesen Beschäftigte, die ihren Chef als besonders gerecht empfanden eine geringere Fehlzeitenquote auf (12,7 Tage), als Beschäftigte, die ihren Vorgesetzten als eher ungerecht empfanden (15 Tage).

Ebenso spielt das sogenannte Sinnerleben im Berufsumfeld eine wesentliche Rolle. Mitarbeiter, die ihre Tätigkeit am Arbeitsplatz als sinnvoll erleben, fehlen im Schnitt deutlich weniger (ca. 10 Tage). Das war das zentrale Ergebnis des Fehlzeiten-Reports 2018. Das Sinnerleben am Arbeitsplatz nimmt demnach einen großen Einfluss auf die Gesundheit von Mitarbeitern.

Eine hohe Unzufriedenheit und ein niedriges Sinnerleben am Arbeitsplatz wiederum führen zu einer Vielzahl an negativen Emotionen, wie Wut, Gereiztheit, Lustlosigkeit, Erschöpfung und Schlafstörungen. Hier können Unternehmen mit effektivem Fehlzeitenmanagement entgegensteuern.

Fehlzeitenmanagement Maßnahmen in 8 Schritten

Mit den nachfolgenden 8 Schritten setzen Sie ein erfolgreiches Fehlzeitenmanagement in Ihrem Unternehmen um:

1. Analyse der Kennzahlen

Gemäß der Kennzahlen, die wir weiter oben im Beitrag dargestellt haben, ist der Ausgangspunkt für ein erfolgreiches Fehlzeitenmanagement die genaue Analyse Ihrer aktuellen Situation. Seien Sie hierbei besonders sorgfältig, denn aus der Analyse werden die Maßnahmen abgeleitet.

2. Führungsstil verbessern

Wir haben bereits festgestellt, dass einer der Hauptgründe für motivationsbedingte Fehlzeiten eine erlebte Ungerechtigkeit am Arbeitsplatz darstellt. Ein gesunder und wertschätzender Führungsstil kann hierbei in hohem Maße gegensteuern.

Alteingesessene Führungskräfte und junge Kollegen können von internen wie externen Schulungen und Coachings profitieren. Doch auch der Austausch innerhalb des Kollegiums kann zu einem insgesamt verbesserten und einheitlicherem Führungsstil beitragen.

Wenn Sie mehr zu diesem Thema erfahren möchten, lesen Sie hierzu unseren Artikel über »Gesundes Führen durch Wertschätzung«.

3. Arbeitsmodell überdenken

Eine optimale Work-Life-Balance ist heutzutage fast nicht mehr mit festen Arbeitszeiten vereinbar. Viele Beschäftigte fühlen sich dadurch in ihrem Lebensstil eingeschränkt und »genehmigen« sich ihre Freiräume teilweise eigenmächtig (höhere motivationsbedingte Fehlzeiten).

Jüngste Ereignisse durch die Pandemie haben nun dafür gesorgt, dass viele Unternehmen – ob sie wollten oder nicht – Homeoffice anbieten mussten. Die Resultate sprechen für sich. Und auch die Ergebnisse des AOK Fehzeiten Reports aus dem Vorjahr zeigten: Homeoffice lohnt sich! Beschäftigte im Homeoffice fehlten im Schnitt 4,2 Tage weniger als Mitarbeiter, die ausschließlich im Büro arbeiten. Zudem sind Angestellte in flexiblen Arbeitsverhältnissen zufriedener und berichten von einer höheren Produktivität

4. Attraktiven Arbeitsplatz schaffen

Unterschätzen Sie nicht, welche Auswirkung auch die Gestaltung des Arbeitsplatzes haben kann. Während junge, dynamische Startups häufig für ihr extravagantes Arbeitsumfeld belächelt werden, weisen diese häufig eine hohe Produktivität auf. Der Grund dafür könnte nicht einfacher sein: Ihre Mitarbeiter fühlen sich wohl und gehen gerne zur Arbeit.

In einem ausführlichen Artikel zur Employee Experience, gehen wir außerdem auf weitere Faktoren, wie z. B. eine angemessene Arbeitslast und optimale Aufgabenverteilung ein.

5. Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) optimieren

Viele Unternehmen haben bereits Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung eingeführt. Doch das enorme Potenzial ist vielen nicht klar.

Es lohnt sich daher, dem BGM eine hohe Gewichtung zu geben. Bleiben Sie mit Ihren Angeboten up-to-date, erweitern Sie regelmäßig Ihre Palette, nutzen Sie moderne Formen des BGM und Sie werden sehen, welche positiven Effekte Sie erzielen.

6. Häufigen und langen Fehlzeiten besondere Beachtung schenken

Bei diesem Punkt geht es insbesondere darum, dem lange oder oft fehlenden Mitarbeiter eine Form der Wertschätzung entgegenzubringen und zu signalisieren, dass Ihnen sein Wohlbefinden am Herzen liegt. Aufrichtige Gespräche sind hierbei das Mittel der Wahl.

Bereits während der Abwesenheit können Sie Ihrem Mitarbeiter versichern, dass er sich nicht um seinen Arbeitsplatz sorgen muss und Ihre Genesungswünsche zum Ausdruck bringen. Doch vor allem im Nachgang sollten Sie gezielte Fehlzeitengespräche führen, um gemeinsam zu ergründen, welche Ursachen sein Fehlen hatte und mit welchen Maßnahmen Sie gegensteuern können.

Im Falle einer schwerwiegenden und langandauernden Erkrankung eines Beschäftigten ist zudem ein gutes Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) wertvoll. I.d.R. ist eine stufenweise Wiedereingliederung ab einer Fehlzeit von > 6 Wochen üblich. Der genesene Mitarbeiter soll im Zuge der BEM Maßnahmen in einem angemessenen Tempo an seine ursprüngliche Arbeit zurückgeführt werden.

Hinweis: Achten Sie unbedingt darauf, das BEM als ein vertrauenswürdiges und möglichst transparentes Angebot darzustellen. Die frühzeitige Bekanntgabe eines BEM-Koordinators / BEM-Teams oder die Vorstellung der BEM-Prozesse im Rahmen einer Betriebsversammlung schafft bspw. großes Vertrauen. Vermeiden Sie, einem Mitarbeiter, ohne Vorinformation ein BEM-Einladungsschreiben zuzusenden. Dies kann für Skepsis sorgen.

7. Regelmäßige Mitarbeitergespräche führen

Systematische Mitarbeitergespräche sind ein wertvolles Mittel, um präventiv hohen Fehlzeiten entgegenzuwirken. »Systematisch« bedeutet in diesem Fall, dass Gespräche gezielt geführt und entsprechende Konsequenzen daraus gezogen werden. Es bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in ein formales Kreuzverhör nehmen sollen. Im Gegenteil: Ein aufrichtiges und gesundes Mitarbeitergespräch können Sie auch mal eben unkompliziert beim morgendlichen Kaffee führen.

Mitarbeitergespräche sind wichtig, da Sie verhindern, dass anfänglich kleine Fehlzeiten und ihre Ursachen unter den Teppich gekehrt werden. Denn ein großer Teil der Langzeit- sowie häufigen Kurzerkrankungen, beginnen klein und unbemerkt. Verhindern Sie frühzeitig, dass sich diese über das Jahr zu massiven Fehlzeiten auftürmen.

8. Mitarbeiter optimal einsetzen

Bereits bei der Personalauswahl sollten Sie sich gut überlegen, ob der jeweilige Bewerber neben seiner fachlichen Kompetenz mit seinen Werten und Einstellungen ins Team passt. Denn ein sozial kompatibles Team, stärkt die Bindung eines jeden Einzelnen zum Unternehmen und macht Ihre Mitarbeiter glücklicher.

Auch wenn es darum geht, Aufgaben zu definieren und sinnvoll zu vergeben, sollten Sie die Stärken einzelner Mitarbeiter genau kennen und entsprechend berücksichtigen. Auf diese Weise können sich Ihre Kollegen am besten entfalten und ihre Arbeitsmotivation wird automatisch steigen.